Wichtige Mandanteninformation für die SEPA-Umstellung
Was ist SEPA?
Die Abkürzung bedeutet "Single Euro Payments Area" und stellt einen einheitliche europäischen Zahlungsverkehrsstandard dar, der verbindlich zum 01.02.2014 für alle Unternehmen und Privatleute eingeführt wird. IBAN und BIC ersetzen die derzeitigen Kontonummern und Bankleitzahlen. Bei Lastschriften wird ein völlig neues Verfahren eingeführt: Basis- und Firmenlastschriften
IBAN (International Bank Account Number)
22-stelliges alphanumerisches Zeichen bestehend aus
- dem 2-stelligem Länderkennzeichen (z.B. DE für Deutschland)
- einer 2-stelliger Prüfziffer
- der bisherigen Bankleitzahl und
- der 10-stelligen Kontonummer (ggfs. aufgefüllt mit Nullen)
BIC (Bank Identifier Code)
- 4-stellige Bankbezeichnung
- 2-stelliger Landescode
- 2-stellige Orts-/Regionenangabe
- Filialbezeichnung
IBAN und BIC finden Sie auf Ihrem Kontoauszug oder sind bei Ihrer Hausbank zu erfragen.
Teilnehmende SEPA Staaten sind die EU-Mitgliedsstaaten sowie Island, Liechtenstein, Monaco, Norwegen und die Schweiz.
SEPA bringt einheitliche Standards für inländische und europäische Zahlungen mit verkürzten Ausführungsfristen. Die Betragsgrenzen bei Überweisungen entfallen. Aber Achtung: Zahlungen ab 12.500 Euro müssen bei der Bundesbank mit einem Vordruck gemeldet werden!
SEPA löst alle bisherigen Inlandsüberweisungen und vorhandenen Einzugsermächtigungen ab. Der neue technische Standard (XML-Format nach ISO 2022) wird zu einem erheblich steigenden Datenvolumen führen, was EDV-Probleme mit sich bringen kann. Zu beachten ist, dass keine Umlaute und kein „ß“ verwendet werden dürfen. Der Verwendungszweck ist auf 140 Zeichen begrenzt und damit erheblich eingeschränkt.
Künftig gibt es zwei Arten von SEPA-Lastschriften:
1) Basislastschrift: für Privat- und Firmenkunden möglich
Neu ist dabei, dass man 8 Wochen Zeit haben wird, Rückbuchungen vorzunehmen (bisher nur 6 Wochen). Ferner neu ist, dass bei bereits erteilter Einzugsermächtigung der Kunde (der die Ermächtigung erteilt hat) zur wirksamen Umstellung über den Zeitpunkt des Wechsels zum SEPA-Basis-Lastschriftverfahren sowie über die Gläubiger-Identifikationsnummer und seine Mandatsreferenz informiert werden muss.
2) Firmenlastschrift (nur für Firmenkunden: Gewerbetreibende, Unternehmer, Freiberufler)
Neu ist dabei, dass keine Möglichkeit mehr besteht, Rückbuchungen vorzunehmen!
Daher unser Tipp: Bei zögerlich zahlenden Firmenkunden die Firmenlastschrift wählen. Diese bedarf der Zustimmung des Kunden (SEPA-Lastschriftmandat). Bewahren Sie das Original der Zustimmung auf! Die offiziellen Mandatstexte dürfen in ihrem wesentlichen Inhalt nicht verändert werden und sind in der Sprache des Zahlungspflichtigen zu verfassen. Mustertexte können wir Ihnen zur Verfügung stellen.
Aber Achtung: Es ist eine Inkassovereinbarung mit der Hausbank erforderlich. Sie sollten daher eine Kopie des Firmenlastschriftmandates bei der Hausbank zur Prüfung vorzulegen. Ihre Gläubiger-ID-Nr. ist der Hausbank mitzuteilen. Individuelle Mandatsreferenzen, wie z.B. Kundennummer oder Rechnungsnummer (max. 35 Stellen) müssten festgelegt werden. Bitte beachten Sie die Pflicht zur "Pre-Notification": Zahlungstermin und -betrag müssen dem Zahlungspflichtigen idR 14 Kalendertage im Voraus nachweisbar angekündigt werden. Diese Fälligkeitsmitteilung kann im Vertrag (AGB) geregelt, auf der Rechnung selbst vermerkt sein oder per Brief übermittelt werden.
Zu beiden Lastschriftarten zu beachten: Basis- und Firmenlastschrift können nicht gemischt werden. Ein Firmenlastschriftmandat ist 36 Monate gültig, die Frist beginnt nach jedem Einzug neu und wird von der ausführenden Bank überprüft.
Unser Fazit:
Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die Umstellung vor, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Überprüfen Sie, ob Sie für die Umstellung betriebliche Abläufe oder Verträge/AGB ändern müssen. Überprüfen Sie ferner die technischen Voraussetzungen (Hardware und Software). Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, die in den Zahlungsverkehr eingebunden sind. Erfragen Sie rechtzeitig bei allen Geschäftspartnern und Kunden IBAN und BIC. Holen Sie bei Ihren Kunden rechtzeitig schriftliche Lastschriftmandate ein bzw. erteilen Sie Ihren Lieferanten diese Ihrerseits rechtzeitig. Beantragen Sie möglichst umgehend online Ihre Gläubiger-ID-Nr. unter www.glaeubiger-id.bundebank.de.
Bei Fragen zum Thema und dessen Konsequenzen im Rechtsverkehr wenden Sie sich gerne an uns.
RAe Andrae & Simmer
RAin Marion Andrae
14.06.2013
